Burocrazia, procedure e modulistica soffocano le aziende, ma pro-memoria e agende virtuali riducono sprechi di tempo e denaro

Per ottenere aziende snelle, libere da montagne di carte e lacci burocratici, è necessario alleggerirle. Spesso le imprese sono sommerse da procedure, moduli e istruzioni operative che, seppur esaustivi e completi in teoria, si rilevano, nella pratica, impossibili da applicare. La conseguenza è che lo scollamento tra procedure scritte e prassi quotidiane è tale da rendere vano ogni Sistema di Gestione che dovrebbe essere, al contrario, facile da applicare, utile e aderente alle reali esigenze aziendali. Occorre, per far ciò, una attenta schematizzazione dell’attività: solo dopo aver esaminato scrupolosamente ogni processo si potranno definire gli adempimenti minimi ma indispensabili per assicurare una buona gestione.Quali, ad esempio, gli interventi che il datore deve necessariamente realizzare in materia di salute e sicurezza nei confronti dei lavoratori?

In molte aziende la confusione su questo argomento regna sovrana: non si conoscono gli obblighi imposti dalle leggi e, di conseguenza, si propongono una miriade di azioni formative, corsi di sensibilizzazione e procedure di miglioramento, dimenticando, per assurdo, di adempiere ai minimi doveri cogenti.

Per semplificare si può dire che un datore di lavoro, nei confronti dei propri lavoratori, ha tre obblighi principali: sorveglianza sanitaria, fornitura dei dispositivi di protezione individuali (d.p.i.) e formazione.

Effettuata la valutazione dei rischi, si devono individuare le mansioni per le quali è obbligatoria la sorveglianza sanitaria. Si chiede, quindi, al medico competente di redigere il protocollo che stabilirà la frequenza e la tipologia di controlli periodici a cui il lavoratore dovrà sottoporsi. Può aiutare la creazione di un file excel (che chiameremo Modulo Gestione Dipendenti) in cui riportare l’elenco dei lavoratori, la relativa mansione e la prossima scadenza della visita medica. Dalla valutazione dei rischi dipenderà anche la scelta dei D.P.I. che si devono consegnare ai lavoratori in base ai compiti svolti. A tal proposito, sarebbe opportuno che il datore registrasse nel modulo anche la data dell’ultima consegna, in modo da impostare già la successiva scadenza.

Infine la formazione: ciascun lavoratore, indipendentemente dai suoi compiti, è tenuto a seguire due corsi di formazione: uno generale, l’altro relativo ai rischi specifici così come previsto dall’Accordo Stato-Regioni del 21/11/2011.

Tutti i dipendenti sono obbligati ad aggiornarsi ogni 5 anni per almeno 6 ore; anche in questo caso l’imprenditore potrebbe, per semplificarsi la vita, riportare sul foglio excel le lezioni seguite dai lavoratori e le date dei successivi corsi, tenendo conto che, per i dipendenti assegnati a mansioni specifiche, la formazione dovrà essere integrata da ulteriori attestati (ad es. addetto antincendio, addetto primo soccorso, preposto, RLS, carrellista, operatore PLE, ecc.). In tal caso, occorre un ulteriore campo nel documento che faciliti la distinzione fra i dipendenti. 

Se ben strutturato questo semplice modulo excel permetterà all’azienda di controllare, con un solo colpo d’occhio, i principali obblighi nei confronti dei lavoratori.

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